PROCEDIMENTO 11: Como passar uma instrução a alguém

Bom dia meu caro, que ele seja muito positivo, produtivo e com trabalho de qualidade para você e seus companheiros!

Retomando o nosso trabalho de revisão dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DE TRABALHO, hoje falaremos deste que bem executado propicia convicção para todos os envolvidos, tanto quem instrui quanto para quem recebe a instrução.

Afinal no seu dia-a-dia é muito comum você estabelecer este tipo de contato, seja com um companheiro do lado, de outro departamento, de outra unidade, com o cliente, com o motoqueiro, enfim, com uma gama muito grande pessoas.      

Como o nosso espaço é curto e o objetivo dele é fazê-lo uma fonte de orientação para suas atividades diárias, vou deter-me mais na comunicação entre você, seus companheiros de setor e principalmente com os motoqueiros!

Segue:

1) Sempre que for passar uma instrução para alguém, seja um companheiro do lado, de outra unidade e principalmente a um motoqueiro, CERTIFIQUE-SE de que pessoa que receberá sua mensagem está em condições ideais para compreendê-las;

2) Para tanto tenha certeza de que o MECANISMO que você usará para esta comunicação, seja rádio, celular, skype, e-mail, etc, esteja em perfeito funcionamento, de maneira que a sua mensagem chegue precisa ao destino;

3)  Ao passar sua instrução procure ser o mais CLARO e OBJETIVO possível, usando palavras simples e de fácil entendimento que tornarão sua mensagem rápida;

4) Terminando sua transmissão CERTIFICAR-SE de que a pessoa entendeu sua instrução, PERGUNTANDO se ela compreendeu ou se resta alguma dúvida a respeito;

5) Atente-se ao segundos de SILÊNCIO que acontecerão entre sua pergunta e a resposta da pessoa, pois neste momento você terá condições de AVALIAR se ela compreendeu ou não o que você pediu, pelo tempo que ela levará para respondê-lo;

6) Se ela DEMORAR de fato a responder é sinal de que não COMPRRENDEU o que você passou, logo, IMEDIATAMENTE repita a instrução e novamente pergunte se agora houve compreensão;

7) Se NOVAMENTE ela demorar a lhe responder, não perca mais tempo em repetir, solicite desta vez que ela REPITA o que entendeu ou escreveu do que você passou para ela;

8) Ao fazer isso você TERÁ CERTEZA de que a pessoa recebeu sua instrução CORRETAMENTE e PRINCIPALMENTE se fará o que você espera dela;

9) Ela REPETINDO com todos detalhes o que você instruiu, é sinal de que COMPREENDEU  e vai realizar o que foi solicitado;

10) Mas se ela NÃO CONSEGUIR repetir sua instrução, MUDE O MECANISMO de comunicação, afinal o utilizado até momento não se mostrou eficaz;

É importante você ter ciência de que no seu dia-a-dia não pode haver espaço para equívocos, falhas, falta de entendimento, enfim, seja qual for a palavra correta para esta definição, não pode haver espaço para DÚVIDAS!   

Porque existindo a dúvida fatalmente existirá o erro e, ele existindo pode ter certeza de que você ou alguém terão um retrabalho pela frente.

Um forte abraço!