PROCEDIMENTO 7: ÍTEM 2: Retorno ao Cliente quando solicitada uma informação

Bom dia meu caro, que este seja extremamente positivo para você, de maneira que obtenha sucesso em tudo o que realizar!

Bem, dando continuidade em destacar alguns itens do PROCEDIMENTO 7: RETORNO AO CLIENTE, que pela abrangência possui ITENS que merecem menção a parte, para que de fato alcancemos a qualidade desejada neste.

Segue:

Retorno quando solicitada uma informação

1) Quando atender uma ligação do Cliente solicitando uma INFORMAÇÃO, seja de um chamado que está em andamento, seja de um chamado encerrado, enfim, qualquer que seja o motivo, é extremamente importante você PRESTAR ATENÇÃO ao que ele lhe pede;

2) Uma vez que você tomou conhecimento do que ele precisa, por segurança ANOTE QUAL É usando não um pedaço de papel, mas o WORD, EXCEL, BLOCO DE NOTAS, ETC, ETC, para que você não corra o risco de esquecer e ter que perguntar NOVAMENTE;

3) Feito isso avalie RAPIDAMENTE se você tem condições de já providenciar a resposta, seja de um chamado em andamento ou encerrado, ou de qualquer outra situação, porém, caso isso não seja possível, posicione-o que você não possui a resposta no momento, mas que VOCÊ ou ALGUÉM de nossa empresa o fará o quanto antes;

4) Se a informação solicitada você tem a resposta, CERTIFIQUE-SE que ela está de acordo com o que você anotou, estando de acordo, IMEDIATAMENTE busque contato com o Cliente e dê o RETORNO do lhe foi solicitado;

5) Se porventura o que ele solicitou você ainda não conseguiu, AINDA ASSIM ligue para ele e posicione-o que o solicitado ainda não foi possível conseguir, mas que você CONTINUARÁ tentando até obter uma resposta definitiva, podendo ser ela negativa ou positiva;

6) Mas caso você esteja envolvido com OUTRA SITUAÇÃO que requer sua atenção, não tem problema, PEÇA A OUTRO companheiro de trabalho que ELE dê RETORNO ao Cliente da informação por este solicitada;

7) Caso a resposta não depende de você, mas de OUTRA PESSOA, repasse a esta o pedido feito pelo Cliente, de acordo com o que você ANOTOU, para que esta não tenha que ligar ao Cliente e NOVAMENTE solicitar a este que diga novamente o que deseja;

8) Contudo, não  esqueça de AGENDAR-SE para cobrar esta pessoa o contato com o Cliente, para que você certifique-se de que ela o fez realmente, afinal se esta pessoa não fez a parte dela, para o Cliente ficará a impressão de que VOCÊ não fez a sua parte;

Por fim, em hipótese alguma deixe o Cliente SEM UMA RESPOSTA, seja ela de que ordem for, pois não fornecendo a ele o devido RETORNO, você não estará praticando na íntegra a definição desta palavra.

Um forte abraço e lembre-se, pratique, pratique, pratique, só assim o que você aprende torna-se parte de seu dia-a-dia!

Obs.: Através do comentário confirmem a leitura, identificando-se pelo nome e, caso tenha dúvidas ou sugestão para os próximos procedimentos, fique a vontade para solicitar.