PROCEDIMENTO 5: Chamado Agendado

Bom dia meu caro, lá vamos nós, mais uma semana se inicia e com ela a possibilidade realizar novas conquistas, tanto no âmbito pessoal como profissional, não é verdade?

Sendo assim, continuando com o propósito de repassar todos os PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DE TRABALHO, vamos rever um que quando realizado de forma correta, agrega credibilidade ao nosso trabalho.

Refiro-me ao CHAMADO AGENDADO ou se preferir AGENDAMENTO.  Que acontece quando o Cliente ANTECIPANDO-SE liga e PROGRAMA UM OU MAIS CHAMADOS seja de moto ou de carro.

Significado

Quando ele realiza um agendamento, está nos AVISANDO que terá uma necessidade e como já sabe qual é, ANTECIPA esta necessidade CONFIANDO em nosso PROFISSIONALISMO de que possuindo esta informação, TRABALHAREMOS para atendê-lo de acordo com sua expectativa.

Lembre-se, se o Cliente teve a preocupação de fazer este agendamento, é porque ele NÃO DESEJA que nenhum imprevisto aconteça, pois se ele considerasse esta possibilidade, ele NÃO AGENDARIA, mas faria o chamado NO MOMENTO de sua necessidade, ciente de que NESTE CASO ele poderia sofrer com o atraso.

Importância

Sendo assim, é importante atentar-se para os passos à serem seguidos, afim de que sua expectativa seja no MÍNIMO realizada, quando não SUPREENDIDA positivamente, que é a nossa meta!

Portanto, segue o procedimento a ser adotado quando de um AGENDAMENTO:

1) Ao atender a ligação e ser informado de que é um agendamento, certifique-se para QUAL HORÁRIO o Cliente está solicitando o mesmo;

2) RAPIDAMENTE avalie a quantidade de agendamentos já existentes para o horário solicitado ou próximo deste, para que você consiga precisar se teremos condições de comprometer-nos ou não com este agendamento;

Obs.: Num dia NORMAL, você acatará o agendamento sem precipitação, contudo, se o dia for ATÍPICO, você deve adotar esta postura.

3) AVALIOU, existe a possibilidade de acatar o agendamento?    Então neste momento lance o chamado no sistema atentando-se em pegar TODAS as informações necessárias para o atendimento;

4) Feito isso, agradeça ao Cliente pelo AGENDAMENTO e solicite-o que se houver algum imprevisto que o leve a cancelar este, que ele avise com antecedência de no mínimo 30 minutos antes de enviarmos o profissional;

5) A partir deste momento tanto VOCÊ quanto SEUS companheiros devem trabalhar no sentido de controlar a mão-de-obra disponível no dia, para que NO HORÁRIO programado para atendimento este ocorra;

6) Se tiver que deixar um profissional PARADO durante 30, 40, 50 minutos antes do horário AGENDADO, faça isso, pois o Cliente que AGENDOU este atendimento merece no mínimo ser atendido no HORÁRIO;

Por fim, observe que não estou lhe deixando uma orientação para caso ocorra ATRASO por algum motivo, não é verdade?          Isso porque se você seguir principalmente a última instrução, a de número 6, essa possibilidade NÃO EXISTIRÁ!

Obs.: Através do comentário confirmem a leitura, identificando-se pelo nome e, caso tenha dúvidas ou sugestão para os próximos procedimentos, fique a vontade para solicitar.