PROCEDIMENTO 12: Registro das informações de um atendimento

Bom dia meu caro, segunda-feira, uma nova semana inicia-se e com ela a oportunidade de mostrarmos a qualidade de nosso trabalho.

Mas para que alcancemos este objetivo é primordial que tenhamos consciência de que não somos perfeitos, pelo contrário, temos muito a aprender, corrigir, aperfeiçoar, enfim, melhorar e, por saber disso é que sempre trabalhamos neste espaço para corrigir nossas falhas, transformando-as em futuros acertos.

Sendo assim, quero retomar a revisão dos PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DE TRABALHO revendo este procedimento que quando realizado na sua integra denota monitoramento, controle, comprometimento com a qualidade, credibilidade e, acima de tudo transparência.

Refiro ao procedimento de REGISTRO DAS INFORMAÇÕES DE UM ATENDIMENTO, que como disse acima, quando executado com sucesso agrega ao seu trabalho, ou melhor, ao nosso trabalho todos esses predicados.

Portanto, segue como ele deve ser praticado:

1) TODA e QUALQUER ocorrência que envolva um atendimento, seja de Avulso e principalmente de Contrato, o que envolvê-lo seja ANTES, DURANTE e DEPOIS deve ser feito o registro desta ocorrência;

2)  ANTES – no momento que o chamado foi registrado no sistema para atendimento, deve registrar no mesmo se foi dada uma previsão de atendimento ou não, para QUEM foi passada esta informação, que HORAS foi passada, se houve a necessidade de novo contato para prorrogar esta previsão, novamente registrando para QUEM, que HORAS, etc, etc,

3) DURANTE - a partir momento em que o chamado foi atendido, as informações ditadas acima devem sair do campo ROTEIRO, mas veja bem, não é para apagá-las, não é isso não!                                                                                                                                                          Você deve COPIÁ-LAS para o campo OBSERVAÇÕES e, neste campo você continuará registrando as ocorrências que acontecerem a partir do último contato feito com o Cliente.    Sendo que no campo ROTEIRO você registrará das informações referentes ao serviço em si que está sendo executado pelo motoqueiro.

4)  DEPOIS – quando  o chamado for finalizado o que  relevante ao término DEVE ser registrado nos campos OBSERVAÇÕES e ROTEIRO.       Se a informação for referente ao SERVIÇO em si, ela deve ser registrada no campo ROTEIRO, se for referente ao MONITORAMENTO, tipo, com que o motoqueiro finalizou ou algo do tipo, neste caso a informação pode ser registrada no campo OBSERVAÇÕES.

Por fim, por que insistimos na importância do registro das informações?        Porque no futuro estes registros podem ser importantes para esclarecimentos de qualquer ordem quando necessário.          Da mesma forma para que no momento em que o S.A.C. e o R.E. estiverem realizando seus respectivos trabalhos tenham subsídios necessários para realizarem seus respectivos trabalhos.

Lembre-se, quanto mais informações registramos sobre os atendimentos realizados, mais credibilidade terá o nosso trabalho, pois comprovará a qualidade com que ele é realizado.

Um forte abraço!                                    

 Obs.: Através do comentário confirmem a leitura, identificando-se pelo nome e, caso tenha dúvidas ou sugestão para os próximos procedimentos, fique a vontade para solicitar.